Welkom bij RV en PC Westfrisia

ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN 23-03-2010

Aanwezig: 6 bestuursleden en 13 leden

Peter opent de vergadering om 20.05 uur.

Mededelingen en ingekomen stukken

Net als vorig jaar wordt er tijdens de vergadering niet gerookt.

Peter deelt mede dat 2 bestuursleden (Angelique en Sandra) afbericht hebben voor deze avond vanwege persoonlijke omstandigheden en te grote afstand.

Er zijn een paar ingekomen stukken:

Wijzigingen in voorschriften wedstrijden, zoals kleding (bijv. geen plastrons meer noodzakelijk etc). Kijk hiervoor op de site van RVWF en goed lezen.
Rijvereniging Berckmeer heeft alle rijverenigingen een brief gestuurd met hun mening over de besluiten die de Kring neemt inzake het verhogen van het niveau in NH. Men wil graag de mening van alle verenigingen weten om stelling te kunnen nemen tegen de in hun ogen “onredelijke” beslissingen. Vele verenigingen delen deze mening.

Peter geeft enige toelichting en stipt de mogelijke nadelige gevolgen aan in de plannen, als ook de mogelijk redelijke voorstellen. KIJK HIER VOOR OOK OP DE SITE VOOR DE VOLLEDIGE BRIEF VAN “RV BERCKMEER”.

Vervolgens deelt Peter mede, dat 2 bestuursleden inmiddels hebben aangegeven om te stoppen met hun bestuursfunctie. Marjon stopt als penningmeester na vele lange jaren trouwe dienst en Gerard stopt rond augustus als secretaris i.v.m. te weinig aanwezig zijn op stal. Beiden zijn wel bereid om zo nu en dan in te springen als vrijwilliger.

Beide worden later op de avond bedankt voor hun inzet.

Notulen jaarvergadering 24-02-2009

De notulen van 2009 worden zonder opmerkingen goedgekeurd.

Jaarverslag

Het jaarverslag is aan iedereen verstrekt en wordt door Peter nader toegelicht.

Er zijn geen nadere opmerkingen of vragen.

Wel stipt Peter het belang van het laatste punt “Locatie”aan, waar gevraagd wordt om “helpende” handen. Het is van belang dat vanuit de vereniging meer vrijwillig wordt geholpen op de zaterdag voor de wedstrijd en op de wedstrijddag zelf. Op zaterdag wordt rond 16.00 uur in 1,5 uur tijd door de bestuursleden de bak en de door ons te gebruiken kantine in orde gemaakt voor de wedstrijd, waarna de volgende dag dezelfde bestuursleden ook de wedstrijd leiden. Hulp is echt zéér welkom, maar ook echt noodzakelijk ! Mochten we de komende maanden als bestuur niet het gevoel hebben dat hier vooruitgang in zit, zal er voor de leden een schema worden uitgewerkt, waardoor de rijdende leden ca. 1x p/jaar worden verzocht om de handen uit de mouwen te steken. Bij voorkeur hopen we uiteraard op de vrijwillige hulp van onze leden.

Financieel jaarverslag 2009 + begroting 2010 + goedkeuring kascontrolecommissie

Peter geeft op de vraag van Canny de toelichting op de “bijdrage accommodatie” van Euro 1000,00. Deze staat in de begroting 2010, aangezien de factuur van Stal Westfrisia pas in 2010 is ontvangen. De bijdrage betreft de verbetering van de megatop laag in de buitenbak.

De vermelde representatiekosten van € 1.361,00 worden ook toegelicht. Het betreft hier kosten voor bodywarmers met daarop BESTUUR en logo van de rijvereniging, zodat tijdens wedstrijden het bestuur herkenbaar is. Er is verder een vrijwilligersavond gehouden, aftreden bestuurslid Astrid en de consumpties tijdens de alg. ledenvergadering.

De kosten opleiding staat voor de cursus “Sociale hygiëne”.

Jeannette geeft verder haar goedkeuring op het financiële jaarverslag en begroting 2010. Haar collega Lobke is vanavond verhinderd. Mariette en Naomie Mak bieden zich aan om volgend jaar deze werkzaamheden te verrichten.

Aftredend en niet herkiesbaar: Penningmeester Marjon en Secretaris Gerard

Voor de functie van penningmeester is 1 aanmelding binnen gekomen, t.w. Leonie.

Probleem is hier echter de leeftijd van Leonie (17 jaar) en de zwaarte en verantwoordelijkheid van de functie. Volgens de statuten van de RVWF, almede van de KvK, is het voor een minderjarige niet toegestaan om de functie van penningmeester of secretaris te bekleden. Men dient 21 jaar te zijn i.v.m. de hoofdelijke aansprakelijk die de functie met zich meebrengt. Het bestuur volgt deze lijn. Leonie wordt uiteraard wel vriendelijk verzocht om ingeval van interesse als gewoon bestuurslid zich aan te melden, waarna na in de toekomst de functie van penningmeester mogelijk kan worden.

Peter doet vervolgens een oproep om VOOR 13-04-2010 zich aan te melden voor de bovenvermelde functies zodat het bestuur weer in volledige en ruime samenstelling kan werken aan een goede toekomst van RVWF. HULP IS ECHT WELKOM !!

Uitreiking clubkampioenschap 2009

Voor de berekening van de winnaar/winnares: zie uitleg op de website.

Sharon Spigt is met het paardje Asterix de overduidelijke clubkampioen geworden van 2009 en wordt verrast met een grote wisselbeker, een prachtige eigen beker en goed gevulde cadeaubon (dit in plaats van een deken, aangezien Sharon op dit moment geen eigen paardje heeft).

Activiteiten en wedstrijdschema 2010

Wedstrijdschema voor 2010 is geheel goedgekeurd. Elke 3^e zondag van de maand houden wij onze wedstrijden. Overleg met andere verenigingen werd tot op heden niet op prijs gesteld en derhalve trekken wij als vereniging nu ons eigen plan. Er zijn aanwijzingen dat omringende vereniging(en) wellicht nu wel willen overleggen. Wij wachten ditmaal af.

Peter vraagt vervolgens om de mening van de leden en de staleigenaar (Guus) om te bepalen of er nog wel winterwedstrijden gehouden moeten worden. De wedstrijden van november t/m maart worden zeer slecht ingeschreven (vaak maar 1 kort dagdeel) en draaien ook nog flink verlies (ca. 125,00 tot 150,00 euro per wedstrijddag). Vaak gaan de wedstrijden ook nog niet door i.v.m. het mindere weer of stal/bakomstandigheden en hiervoor is dan vaak wel al het vele werk verricht (regelen jury, prijzen, bak etc.). Ook hier komt dan druk op de weinige vrijwilligers op de zaterdag. Ook het late afmelden een paar dagen voor tijd is vaak een frustratie van de rijders. Ook de mogelijkheden om binnen te rijden worden met het jaar groter en interessanter voor de rijders.

Na een flinke discussie wordt uiteindelijk gestemd om 4 maanden (november t/m februari) niet te gaan rijden:

Voor : 7 personen

Tegen: 5 personen

Niet gestemd: 7 personen (i.v.m. geen belang bij stemming)

Besloten wordt om deze 4 maanden geen wedstrijden te houden en dit bij de volgende algemene ledenvergadering weer te evalueren.

Rondvraag en sluiting

Miranda vraagt om meer activiteiten als bestuur voor de vereniging te organiseren.

Guus laat merken dat hij vindt dat er weinig vanuit het bestuur op dit vlak wordt gedaan.

Het bestuur is het hier niet helemaal mee eens, aangezien dit is al regelmatig onderwerp van discussie tijdens de maandelijkse vergaderingen. Er zijn tal van offertes gevraagd voor allerlei clinics, maar dit loopt vaak stuk op hoge kosten en aantal mogelijke deelnemers.

Bestuur is het wel eens dat er meer activiteiten moeten komen voor de vereniging, maar heeft hier hulp en informatie van haar leden nodig. Het is niet een zaak alleen voor het bestuur, maar een algemene zaak om tot leuke, werkbare en interessante activiteiten te komen.

Verzoek dus aan allen om ideeën aan te dragen en dan het liefst wat uitgewerkt. Heb je bijv. goede contacten, heb je voordeel of voorrang om dit te kunnen regelen, geef dit dan door aan het bestuur en dan gaan wij dit, desnoods in overleg met jou, dit verder uitwerken. Het bestuur staat dus open en is graag bereid om meer “leuke”dingen te doen in de vereniging. Ook hierdoor krijgen we als leden meer binding met elkaar en wordt het ook steeds meer je eigen vereniging.

Om 22.25 uur wordt de vergadering gesloten en iedereen bedankt voor de aanwezigheid.

NADER BERICHT:

Tijdens de laatste bestuursvergadering van 13-04-2010 is de bestuurssamenstelling als volgt gewijzigd en gelukkig op peil gebracht:

Peter Aalberts Voorzitter (alsmede de ledenadministratie)

Xandra de Vries NIEUW: Penningmeester (was hiervoor algemeen bestuurslid)

Astrid Vorrink NIEUW: Secretaris (was dit tot 2 jaar geleden ook vele jaren)

Tirza Zwier Algemeen bestuurslid (wedstrijd secretariaat)

Monique Hufnagel Algemeen bestuurslid

Sandra Gorter Algemeen bestuurslid

Angelique de Groot Algemeen bestuurslid

Bonny Bastian NIEUW: algemeen bestuurslid met neventaak de website van RVWF

Gerard Groot Aftredend secretaris

Marjon Bot Aftredend penningmeester